On pourrait penser qu' avec tant de nouvelles façons de communiquer, les interactions avec les clients se seraient à présent grandement amélioré. Mais pour beaucoup, ce n’est pas le cas.
Certains d'entre vous peuvent penser que la technologie rend leur vie plus difficile, parce que ils doivent consulter la messagerie vocale du cabinet, la messagerie vocale personnelle, l’email du travail, l’email personnel et même les messages de médias sociaux. tout au long de la journée, ils peuvent avoir la sensation de répondre à la même question encore et encore, comme « où en est mon dossier?» Ou «puis-je obtenir une copie de ce fichier? ». Depuis que j'ai pris conscience de l'importance de la communication avec les clients, j'ai su que je devais trouver une solution qui ne serait pas seulement répondre à cette question, mais qui augmenterait leur participation dans l'affaire. C’est là que j’ai pensé à Basecamp.
C’est quoi Basecamp?
Basecamp est un outil basé sur le Web de gestion de projet et de collaboration qui vous permet de gérer les dossiers des clients, contacts et documents. Comme indiqué sur son site Internet, Basecamp se concentre sur la collaboration et la communication et se targue de "rassembler les gens" - une déclaration que j’ai trouvé être 100% vrai, puisque Basecamp a non seulement augmenté ma productivité, mais mon cabinet a également grandement amélioré la communication-client. Le résultat final étant des clients heureux.
Comment Intégrer Basecamp dans les opérations de votre cabinet pour améliorer la communication avec sa clientèle ?
Quand j’ai commencé mes années d'études, je l'ai fait avec l'intention d'établir des relations solides en étant conscient du travail que j'allais devoir fournir. Mes parents sont propriétaires de petites entreprises, et j’ai toujours admiré la façon dont ils ont travaillé en étroite collaboration avec leurs clients et comment ils étaient épanouis dans leur entreprise. Basecamp fonctionne de la même manière, car il offre à ses clients une vue transparente sur la façon dont votre entreprise fonctionne et fait des merveilles dans la construction de la confiance entre avocat et client.
Cependant, l'interface conviviale de Basecamp nécessite très peu d'instruction. C’est un de ces programmes que même les utilisateurs novices peuvent comprendre. En tant qu'administrateur d'un compte, vous pouvez mettre en place différents projets dans le logiciel, puis ajoutez ce que vous voulez à chaque projet.
À mon cabinet, après avoir été retenu par un client, nous avons immédiatement mis en place un nouveau projet Basecamp. Un projet s’apparente à un fichier client traditionnel et peut contenir tout ce qui concerne le cas. Le client et tout le personnel concerné se voient ensuite attribuer un accès par mot de passe et le projet Basecamp devient HQ pour tous les documents du dossier et toutes les discussions. Les messages et les notes sont stockés et protégés par un mot de passe protégé Writeboard dans le système sécurisé de messagerie Basecamp, ainsi tous les documents sont stockés dans la section des fichiers. Nous suivons également notre temps de travail par l'intermédiaire de basecamp, ainsi que l'exportation de ces données sur Freshbooks pour la facturation.
Vous pouvez également créer des listes de choses à faire pour vous, votre personnel, ou même votre client. Souvent, nous lançons un projet en créant une liste de choses à faire pour un client qui comprend le téléchargement de tous les fichiers afin de fournir des informations pertinentes. J’ai même eu quelques clients qui peuvent créer des listes de choses à faire pour moi, qui, bien étrange au premier abord, a fini par être un gagnant-gagnant, car le client est en mesure de transmettre leurs attentes avant que nous commencions.
Notre cabinet a même intégré Basecamp dans une application mobile que nos clients utilisent pour accéder à leurs informations n’importe où.
Réfléchir avant d'agir dans le vent.
Basecamp n’est pas pour tout le monde et je vous recommande fortement de prendre un temps de réflexion avant de l'intégrer dans votre pratique. Certains d'entre vous peuvent ne pas être en mesure de supporter l'idée d'avoir des informations stockées dans le Cloud. En outre, n’oubliez pas de vérifier avec votre état barreau pour voir si vous pouvez utiliser un logiciel basé sur le cloud pour stocker des informations client.
Cela étant dit, les inconvénients de Basecamp sont rares et espacées. Simplement dit, c’est un outil flexible qui peut faire des merveilles pour vos efforts de communication à vos clients du cabinet.
La communication-client est un ingrédient-clé de la réussite d'un cabinet d'avocats. Et quand vous le faites correctement, vous récoltez les fruits d'une meilleure rétention de clients.
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